Счетная палата

УТВЕРЖДЕН
Распоряжением
Председателя Счетной палаты
городского округа
Орехово-Зуево
от «30» декабря 2011 г. № 01-07/21

РЕГЛАМЕНТ
СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОРЕХОВО-ЗУЕВО

РАЗДЕЛ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1.1. Предмет и состав Регламента Счетной палаты городского округа Орехово-Зуево

  1. Регламент Счетной палаты городского округа Орехово-Зуево (далее – Регламент) принят во исполнение требований Положения «О Счетной палате городского округа Орехово-Зуево», утвержденного Решением Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево от 22.12.2011 № 410/40 и определяет:

    а) внутренние вопросы деятельности Счетной палаты городского округа Орехово-Зуево (далее – Счетная палата);

    б) порядок ведения дел;

    в) порядок подготовки и проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий.

  2. Регламент также:

    в соответствии со статьей 5 указанного Положения определяет должностные обязанности председателя и заместителя председателя Счетной палаты;

    в соответствии со статьей 6 указанного Положения устанавливает компетенцию работников аппарата Счетной палаты.

РАЗДЕЛ 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ И ЗАМЕСТИТЕЛЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ, КОМПЕТЕНЦИЯ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

Статья 2.1. Должностные обязанности председателя Счетной палаты

  1. Председатель Счетной палаты:

    осуществляет общее руководство деятельностью Счетной палаты;

    утверждает Регламент Счетной палаты;

    утверждает планы работы Счетной палаты и изменения к ним;

    утверждает годовой отчет о деятельности Счетной палаты;

    утверждает стандарты внешнего муниципального финансового контроля;

    координирует деятельность Счетной палаты при осуществлении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;

    может являться руководителем контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;

    руководит работой Коллегии Счетной палаты;

    утверждает порядок и правила проведения проверок, обследований, методические указания и инструкции, индивидуальные планы проверок на текущий период;

    издает распоряжения по вопросам организации деятельности Счетной палаты, в том числе распоряжения о проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;

    привлекает специалистов для участия в контрольных и экспертно-аналитических мероприятиях Счетной палаты;

    подписывает запросы в адрес органов местного самоуправления и муниципальных органов, организаций, в отношении которых осуществляется внешний муниципальный финансовый контроль;

    подписывает представления и предписания Счетной палаты;

    направляет информацию по результатам контрольного мероприятия Совету депутатов городского округа Орехово-Зуево и главе городского округа Орехово-Зуево в течение трех дней;

    представляет в Совет депутатов городского округа Орехово-Зуево ежегодный отчет о работе Счетной палаты, направляет его главе городского округа Орехово-Зуево для ознакомления;

    утверждает положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников Счетной палаты;

    заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности Счетной палаты;

    распоряжается финансовыми средствами в соответствии со сметой расходов Счетной палаты;

    несет ответственность за целевое и рациональное использование переданных в распоряжение Счетной палаты денежных средств и имущества;

    осуществляет полномочия по найму и увольнению работников аппарата Счетной палаты;

    представляет Счетную палату в отношениях с государственными органами Российской Федерации, государственными органами Московской области и органами местного самоуправления;

    принимает участие в заседаниях Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, его постоянных комиссий и рабочих групп, заседаниях других органов местного самоуправления по вопросам, отнесенным к полномочиям Счетной палаты;

    осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Статья 2.2. Должностные обязанности заместителя Счетной палаты

  1. Заместитель председателя Счетной палаты:

    выполняет обязанности председателя Счетной палаты в период его отсутствия;

    участвует в работе Коллегии Счетной палаты;

    вносит предложения по планированию деятельности Счетной палаты;

    разрабатывает проекты Регламента, стандартов, методических указаний и рекомендаций по проведению контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;

    подготавливает и проводит контрольные и экспертно-аналитические мероприятия;

    по результатам проведенных контрольных мероприятий и экспертиз оформляет акты (заключения) и готовит проекты отчетов, представлений и предписаний;

    представляет на рассмотрение Коллегии Счетной палаты отчет о проделанной работе;

    присутствует при рассмотрении вопросов, входящих в его компетенцию, на заседаниях Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, его комиссий и рабочих групп.

Статья 2.3. Компетенция работников аппарата Счетной палаты

Права, обязанности и ответственность работников аппарата Счетной палаты определяются федеральным законодательством, законами и иными нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами, Положением «О Счетной палате городского округа Орехово-Зуево» (далее – Положение), настоящим Регламентом и должностными инструкциями.

РАЗДЕЛ 3. ВНУТРЕННИЕ ВОПРОСЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Статья 3.1. Порядок работы Коллегии Счетной палаты

В соответствии со статьей 7 Положения образуется Коллегия Счетной палаты (далее – Коллегия) в составе председателя Счетной палаты, заместителя председателя и инспекторов Счетной палаты.

На заседаниях Коллегии рассматриваются вопросы планирования и организации работы Счетной палаты, методологии контрольной и экспертно-аналитической деятельности, результаты контрольной и экспертно-аналитической деятельности, отчеты, иная информация, направляемая Совету депутатов городского округа Орехово-Зуево и главе городского округа Орехово-Зуево, а также проверяемым организациям.

  1. Заседания Коллегии проводятся в соответствии с планом работы Счетной палаты, но не реже одного раза в месяц.

    Руководит Коллегией председатель Счетной палаты.

  2. По вопросам своей компетенции Коллегия выносит решение, принимаемое большинством голосов от ее членов, участвующих в заседании. При равном количестве голосов, голос председателя Счетной палаты будет решающим. Член или группа членов Коллегии, несогласные с ее решением, вправе в трехдневный срок подать председателю Счетной палаты особое мнение в письменной форме.

    Решения Коллегии подписываются председателем Счетной палаты.

    Контроль за исполнением решений Коллегии возлагается на председателя Счетной палаты.

  3. Проект повестки заседания Коллегии формируется председателем Счетной палаты.

    В проект повестки заседания могут быть включены вопросы по решению предыдущего заседания Коллегии, по предложениям членов Коллегии.

    Повестка заседания утверждается Коллегией.

  4. В повестку заседания Коллегии включаются следующие вопросы:

    а) о поступивших поручениях и обращениях;

    б) о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;

    в) об отчетах и о заключениях, представляемых Счетной палатой Совету депутатов городского округа Орехово-Зуево и главе городского округа Орехово-Зуево;

    г) о проекте плана работы Счетной палаты на год, на квартал;

    д) об исполнении представлений и предписаний Счетной палаты;

    е) о ходе выполнения годового плана работы Счетной палаты;

    ж) о разработке методологии контрольно-ревизионной и аналитической деятельности;

    з) о внесении дополнений и изменений в Регламент.

  5. По вопросам о результатах контрольных мероприятий на рассмотрение Коллегии вносятся следующие документы:

    копии документов, обосновывающих проведение контрольного мероприятия (решений Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, обращений главы городского округа Орехово-Зуево);

    программа проведения контрольного мероприятия;

    акты по результатам контрольных мероприятий и действий;

    отчет о результатах контрольного мероприятия;

    проекты предписаний, представлений, информационных писем Счетной палаты и других необходимых документов по результатам контрольного мероприятия.

  6. В работе Коллегии могут принимать участие депутаты Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, а также должностные лица администрации городского округа Орехово-Зуево.

    Решения Коллегии принимаются в виде протокольных записей.

  7. По итогам каждого заседания Коллегии оформляется протокол, который подписывается председателем Счетной палаты.
  8. Протоколы заседаний Коллегии подлежат хранению как официальные документы Счетной палаты. Внесение каких-либо изменений в указанные документы допускается только по решению Коллегии.

Статья 3.2. Организация планирования работы Счетной палаты

  1. В соответствии со статьей 11 Положения Счетная палата организует свою деятельность на основе годовых и квартальных планов.

    Планирование деятельности Счетной палаты осуществляется с учетом результатов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, а также поручений Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, предложений и запросов главы городского округа Орехово-Зуево.

    Планы включают организационные, контрольные мероприятия и экспертно-аналитические работы с указанием сроков их проведения и ответственных исполнителей.

  2. Проект годового плана рассматривается на заседании Коллегии и утверждается председателем Счетной палаты до начала очередного календарного года.
  3. Обязательному рассмотрению при формировании годового плана работы Счетной палаты подлежат поручения Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, предложения и запросы главы городского округа Орехово-Зуево.
  4. В течение года могут быть внесены изменения в план работы Счетной палаты в части проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий на основании поручений Совета депутатов и главы городского округа Орехово-Зуево, которые предварительно рассматриваются на заседании Коллегии.

    Если в ходе рассмотрения запроса вносится предложение о проведении контрольных или экспертно-аналитических мероприятий, то рассматривается проект ответа автору обращения о проведении мероприятий в соответствии с обращением.

    Если на рассмотрение Коллегии вносится предложение об отказе в проведении каких-либо мероприятий в соответствии с запросом Счетной палате, то одновременно представляется проект мотивированного ответа инициатору запроса.

    Ответ инициатору запроса направляется не позднее 5 рабочих дней со дня рассмотрения вопроса на заседании Коллегии.

  5. Годовой план работы Счетной палаты направляется в Совет депутатов городского округа Орехово-Зуево и главе городского округа Орехово-Зуево.

Статья 3.3. Порядок ведения дел

Общий порядок работы в Счетной палате с несекретными служебными документами (входящими, исходящими, внутренними), в том числе порядок формирования и оформления дел, подготовки и передачи документов несекретного делопроизводства на хранение, определяется Инструкцией по делопроизводству Счетной палаты, являющейся приложением к настоящему Регламенту (приложение № 1).

РАЗДЕЛ 4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ КОНТРОЛЬНЫХ И ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ, ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ ПО ИХ РЕЗУЛЬТАТАМ

Статья 4.1. Порядок подготовки к проведению мероприятий Счетной палаты

Контрольные и экспертно-аналитические мероприятия (далее – мероприятия) проводятся Счетной палатой в соответствии с утвержденными в установленном порядке годовыми и квартальными планами.

  1. Проведение мероприятия оформляется соответствующим распоряжением.

    Распоряжения о проведении мероприятий издаются председателем Счетной палаты.

    Распоряжения о проведении мероприятий должны содержать ссылку на соответствующий пункт плана работы Счетной палаты или на номер решения Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, содержащего поручение Счетной палате.

    В распоряжениях о проведении мероприятий также указываются:

    полное наименование мероприятия;

    срок начала его проведения;

    перечень объектов контроля;

    персональный состав сотрудников Счетной палаты и привлеченных специалистов.

  2. Обязательным условием проведения мероприятия является наличие утвержденных программ.

    Проекты программ мероприятий разрабатываются на основе стандартов, методических указаний, технико-экономических норм и нормативов, иных внутренних нормативных документов Счетной палаты.

    Программы мероприятий, проводимых Счетной палатой, утверждаются председателем Счетной палаты.

    Программа мероприятия должна содержать:

    основание для проведения мероприятия;

    цель и предмет проводимого мероприятия и осуществляемых в его рамках действий;

    вопросы, охватывающие содержание мероприятия;

    перечень проверяемых объектов;

    сроки начала и окончания проведения мероприятия;

    ответственных исполнителей;

    сроки представления отчета или заключения на рассмотрение Коллегии.

    Утвержденная программа при необходимости может быть дополнена или сокращена в процессе проведения мероприятия ответственным исполнителем по согласованию с председателем Счетной палаты. В отчете о результатах контрольного мероприятия обязательно должна быть указана причина корректировки программы.

  3. В соответствии со статьей 18 Федерального закона от 07.02.2011 № 6-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований» к мероприятиям, проводимым Счетной палатой, могут привлекаться государственные и муниципальные контрольные органы, налоговые органы, органы прокуратуры, иные правоохранительные, надзорные органы и их представители.

    Участие указанных организаций и лиц в мероприятиях предусматривается по предложениям ответственных за проведение мероприятий и членов Коллегии.

    До начала проведения мероприятия, член Коллегии, ответственный за проведение мероприятия, согласовывает с соответствующими сторонними организациями и лицами их участие в проводимой работе.

    Участие привлеченных специалистов в проведении мероприятий оформляется распоряжением председателя Счетной палаты.

Статья 4.2. Порядок проведения и оформления результатов контрольных мероприятий

Общие требования к проведению и оформлению результатов мероприятий определяются настоящим Регламентом и внутренними нормативными документами Счетной палаты.

  1. По результатам проведения контрольного мероприятия оформляется акт.

    Если акт оформляется по контрольному мероприятию в целом или по ряду взаимосвязанных фактов, то в акте должны быть указаны:

    все необходимые исходные данные: основание, цель, предмет, объекты проверки;

    перечень изученных документов;

    перечень изученных объектов, данные которых сопоставлялись с данными документов;

    перечень неполученных документов из числа затребованных с указанием причин и номеров актов в случае отказа в представлении документов или иных фактов препятствования работе;

    перечень вскрытых фактов нарушений законодательства в деятельности проверяемой организации (с указанием конкретных статей законодательных и иных нормативных правовых актов, требования которых нарушены), а также фактов нецелевого (незаконного) и (или) неэффективного использования средств муниципального бюджета и муниципальной собственности;

    доказательства по каждому вскрытому факту нарушения законодательства или неэффективного использования средств муниципального бюджета и иных ресурсов, полученные в ходе проверки и содержащие обоснование наличия выявленных нарушений законодательства и недостатков в деятельности организации.

    В случае, если выявленные нарушения содержат признаки состава преступления и если необходимо принять срочные меры для пресечения противоправных действий, руководитель контрольного мероприятия информирует председателя Счетной палаты, требует письменных объяснений от должностных лиц соответствующей организации, а также незамедлительного принятия мер по пресечению противоправных действий, а при необходимости обращается в правоохранительные органы.

    При изложении в актах фактов выявленных нарушений должна обеспечиваться объективность и точность описания их сущности со ссылкой на подлинные документы, подтверждающие достоверность записей в акте.

    В случае, если при проведении мероприятия нарушений не выявлено, по его результатам оформляется акт. При этом в акте делается запись: «Нарушений не выявлено».

    Акты подписывают проводившие мероприятие сотрудники Счетной палаты.

Статья 4.3. Ознакомление ответственных должностных лиц, проверяемых организаций с актами по результатам проведенных мероприятий

Акты по результатам проведенных мероприятий представляются для ознакомления ответственным должностным лицам и (или) руководителям проверяемых муниципальных органов, организаций. Ознакомление с актом производится в срок не более суток.

В случае несогласия ответственных должностных лиц проверяемого объекта с фактами, изложенными в акте, им предлагается подписать акт с указанием на наличие замечаний. Замечания излагаются в письменном виде сразу или направляются в Счетную палату в течение пяти рабочих дней после представления акта для ознакомления. В случае поступления от ответственных должностных лиц проверяемого объекта письменных замечаний, руководитель контрольного мероприятия в течение пяти рабочих дней с даты поступления замечаний в Счетную палату готовит заключение на представленные замечания. Письменные замечания ответственных должностных лиц проверяемого объекта и заключение руководителя контрольного мероприятия на представленные замечания прилагаются к акту и включаются в материалы контрольного мероприятия.

В случае несогласия должностного лица подписать акт даже с указанием на наличие замечаний сотрудники Счетной палаты, осуществлявшие мероприятие, делают в акте специальную запись об отказе должностного лица ознакомиться с актом либо подписать акт. При этом обязательно указывается дата, время, обстоятельства и свидетели обращения к должностному лицу (или его секретарю) с предложением ознакомиться и подписать акт, а также дата, время и обстоятельства получения отказа либо период времени, в течение которого не был получен ответ должностного лица.

Не допускается представление для ознакомления ответственным должностным лицам проектов актов, не подписанных проверяющими.

Статья 4.4. Действия сотрудников в случае отказа в допуске к необходимым объектам, материалам и документам

В случае отказа сотрудников проверяемых организаций в допуске лица, предъявившего распоряжение о проведении контрольного мероприятия, на проверяемый объект или в предоставлении необходимой информации, а также в случае задержки с представлением необходимой информации, проверяющий обязан незамедлительно оформить акт об отказе в допуске на объект и (или) в предоставлении информации с указанием даты, времени, места, данных сотрудника, допустившего противоправные действия, и иной необходимой информации. При необходимости требования предварительно оформляются письменно и передаются руководителю или иному должностному лицу проверяемой организации.

Руководитель контрольного мероприятия обязан в кратчайший срок доложить о происшедшем председателю Счетной палаты.

Статья 4.5. Оформление отчетов о результатах проведенных мероприятий

По результатам мероприятия в целом оформляется отчет, в котором содержатся:

все необходимые исходные данные: основание, цель, предмет (что именно проверяется: обеспечение своевременности выделения средств или их целевое использование, или эффективность использования средств, или выполнение требований какого-либо конкретного нормативного правового акта и др.), объекты проверки;

перечень изученных документов;

перечень изученных объектов, данные которых сопоставлялись с данными документов;

перечень неполученных документов из числа затребованных с указанием причин и номеров актов в случае отказа в предоставлении документов или иных фактов препятствования работе;

перечень оформленных актов;

перечень вскрытых фатов нарушений законодательства в деятельности проверяемой организации (со ссылкой на номера актов и с указанием конкретных статей законодательных и иных нормативных правовых актов, требования которых нарушены) с обязательным указанием оценки ущерба при наличии такового, а также с указанием конкретных должностных лиц, допустивших нарушения;

перечень фактов нецелевого и (или) неэффективного использования финансовых и иных ресурсов с обязательным указанием ущерба при наличии такового;

перечень выявленных недостатков в управлении и ведомственном контроле в сфере, соответствующей предмету контрольного мероприятия;

предложения по взысканию средств с юридических лиц, санкциям (не уголовным) в отношении должностных лиц, допустивших нарушения;

перечень предлагаемых представлений и предписаний по результатам мероприятия;

информация о направлении материалов в правоохранительные органы.

В отчете должны содержаться указания на наличие письменных замечаний и возражений либо сведения об отказе от подписи акта.

Отчеты о результатах мероприятия являются документами Счетной палаты ограниченного распространения. Всем отчетам с момента их подготовки и до рассмотрения результатов мероприятия на заседании Коллегии присваивается ограничительная пометка «Для служебного пользования». После заседания Коллегии ограничительные пометки снимаются, если иное не предусмотрено решением Коллегии.

Все отчеты о результатах мероприятий в обязательном порядке представляются на рассмотрение Коллегии.

Датой окончания мероприятия считается дата принятия Коллегией решения по результатам мероприятия.

Отчет о результатах мероприятия направляется в Совет депутатов городского округа Орехово-Зуево и главе городского округа Орехово-Зуево в срок не более 5 рабочих дней после окончания мероприятия, если иное не будет установлено Коллегией.

С целью установления общих правил, требований и процедур осуществления контрольных мероприятий Счетной палаты действует стандарт «Общие правила проведения контрольного мероприятия» (приложение № 2).

Статья 4.6. Проведение контрольных мероприятий по оценке эффективности использования бюджетных средств

Проведение контрольных мероприятий по оценке эффективности использования бюджетных средств осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями (приложение № 3).

Статья 4.7. Порядок подготовки и принятия решений по результатам мероприятий

  1. Все материалы по результатам мероприятий (включая отчеты, заключения, копии распоряжений, программы мероприятия, копии актов, справок, предписаний, представлений и информационных писем, замечания руководителей проверяемых организаций по актам) в обязательном порядке представляются на рассмотрение Коллегии.
  2. По результатам рассмотрения отчета о результатах мероприятия Коллегия принимает одно из двух возможных решений:

    а) об утверждении отчета;

    б) о неутверждении отчета.

    Кроме того, принимается решение о том, чтобы считать мероприятие законченным и отчет окончательным или же, в случае необходимости, считать отчет промежуточным и продолжить мероприятие с утверждением программы дополнительного углубленного мероприятия.

  3. В случае утверждение отчета Коллегией при необходимости принимается также решение:

    а) о направлении представлений, предписаний или принятии иных мер в соответствии с полномочиями Счетной палаты;

    б) о направлении материалов в правоохранительные органы.

  4. Основанием для неутверждения отчета Коллегией могут являться:

    несоответствие представленного отчета исходной постановке задачи (формулировке поручения Счетной палате или наименованию планового мероприятия);

    несоответствие представленного отчета утвержденной программе мероприятия (неполнота проведения мероприятия);

    несоответствие представленного отчета актам и иным документам по результатам мероприятия;

    отсутствие в отчете или несоответствие материалам мероприятия выводов по результатам мероприятия;

    отсутствие в отчете или несоответствие материалам мероприятия предложений по результатам мероприятия;

    несоответствие представленных материалов, включая отчет, требованиям настоящего Регламента, стандартов, методических указаний, технико-экономических норм и нормативов и иных внутренних нормативных документов Счетной палаты.

    При неутверждении отчета в решении Коллегии должны быть указаны основания этого решения и дано поручение члену Коллегии, ответственному за проведения данного мероприятия, провести дополнительную проверку или иные необходимые действия, дооформить документы, выполнить иные действия в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

  5. Непосредственный контроль за исполнением предписаний и представлений Счетной палаты, зафиксированных в отчетах о результатах мероприятия, осуществляет лицо, ответственное за проведение мероприятия.

    Коллегия ежеквартально на своих заседаниях рассматривает вопрос об исполнении предписаний, представлений Счетной платы.

Статья 4.8. Порядок проведения и оформления результатов экспертно-аналитических работ

В соответствии с годовым планом работы, а также по запросам Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево и главы городского округа Орехово-Зуево Счетная палата проводит финансовую и экономическую экспертизу. Проведение экспертиз и подготовка заключений осуществляется по основаниям, предусмотренным Положением.

  1. Экспертиза представляет собой всестороннее изучение, исследование и оценку документа, проблемы или вопроса (с учетом представленных вместе с ними материалов и дополнительной информации) путем анализа, синтеза и иных методов с целью решения задач, поставленных перед Счетной палатой, и выражения аргументированного мнения (позиции) Счетной палаты по отношению к предмету экспертизы.
  2. Практическим и документальным результатом экспертизы является заключение Счетной палаты.
  3. Вне зависимости от основания проведения экспертизы и подготовки заключения, соответствующее мероприятие оформляется распоряжением председателя Счетной палаты о проведении экспертизы и подготовке заключения.
  4. С учетом особенностей предстоящих изучению вопросов, проблем, документов, председателем Счетной палаты назначается ответственный за проведение экспертизы и подготовку заключения, который обеспечивает:

    качественное и своевременное проведение экспертизы и подготовку заключения;

    оформление и представление председателю Счетной палаты по результатам экспертизы заключения;

    реализацию и сопровождение результатов экспертизы;

    участие по согласованию с председателем Счетной палаты в мероприятиях, проводимых по вопросам результатов или предмета экспертизы.

  5. До начала экспертизы должна быть получена необходимая и достаточная информация, которая позволит обеспечить полноценную базу для организации и проведения экспертизы и подготовки заключения, выработки необходимых предложений и принятия конкретных решений относительно нее.

    Информация должна быть официальной, подкрепленной соответствующей ссылкой на источник (официальную публикацию, реквизиты сопроводительного письма и др.). Материалы, полученные из неофициальных источников, использованию не подлежат.

    Координацию и сопровождение работы по сбору информации, необходимой для проведения экспертизы, осуществляет председатель Счетной палаты.

  6. Ответственным за проведение экспертизы и подготовку заключения определяются:

    специфика предмета экспертизы, в том числе с целью уточнения его четкой формулировки;

    виды и масштаб мероприятий (в том числе, контрольных и экспертно-аналитических), выполнение которых обеспечит решение всех задач предстоящей экспертизы и подготовку полноценного заключения;

    перечень объектов, в адрес которых будут рассылаться запросы с целью получения информации, необходимой для решения задач предстоящей экспертизы;

    сроки начала и окончания экспертизы и дата представления заключения.

  7. Сроки проведения экспертизы определяются с учетом объема предстоящих работ, необходимых и достаточных для достижения целей и решению задач экспертизы, вытекающих из основания для ее проведения, а также особенностей предмета экспертизы.
  8. При необходимости может быть составлена программа проведения экспертизы и подготовки заключения. В этом случае программа проведения экспертизы утверждается распоряжением председателя Счетной палаты о проведении экспертизы и подготовке заключения.

    В зависимости от специфики предмета экспертизы и решаемых в ходе нее задач в рамках проведения экспертизы могут предусматриваться определенные контрольные мероприятия. Решение о включении контрольных мероприятий в состав работ, связанных с проведением экспертизы, принимает председатель Счетной палаты по обоснованному предложению ответственного за проведение экспертизы и подготовку заключения.

    Для экспертизы, предусматривающей осуществление контрольных мероприятий, программа проведения экспертизы и подготовки заключения составляется в обязательном порядке. При этом проведение каждого из обусловленных экспертизой контрольных мероприятий осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом для подготовки и проведения контрольных мероприятий, оформления и реализации их результатов.

  9. Программа проведения экспертизы и подготовки заключения разрабатывается таким образом, чтобы ее содержание включало в себя:

    наименование предмета экспертизы;

    указания на основания для назначения и проведения экспертизы и подготовки заключения;

    перечень подлежащих проведению в рамках экспертизы контрольных мероприятий с перечнем объектов контроля и соответствующих им вопросов для изучения и контроля;

    вопросы, подлежащие изучению и раскрытию в ходе проведения экспертизы, перечень которых является необходимым и достаточным для подготовки заключения;

    общая характеристика документов, материалов и информации, подлежащих изучению при проведении экспертизы.

  10. Ответственный за проведение экспертизы и подготовку заключения, обеспечивает представление на утверждение председателю Счетной палаты проектов распоряжения о проведении экспертизы и подготовке заключения, программы проведения экспертизы и подготовки заключения, запросов о предоставлении информации, не позднее, чем через 3 (три) дня с момента определения его таковым.

    Окончательное решение по проведению экспертизы и утверждению программы ее проведения принимается председателем Счетной палаты, как правило, в течение одного рабочего дня с момента получения проекта распорядительного документа.

  11. Запросы оформляются на бланках Счетной палаты и должны содержать ссылку на наименование экспертно-аналитического мероприятия, для целей реализации которого запрашивается информация, основания его проведения, сроки предоставления ответа, а также четко сформулированный предмет запроса, обеспечивающий представление необходимой информации в достаточном для целей реализации мероприятия объеме и приемлемой для использования в работе форме. При этом устанавливаемые сроки предоставления ответа должны учитывать время, необходимое для обработки требуемой информации, и дату представления результатов экспертизы.

    Запросы оформляются за подписью председателя Счетной палаты.

    В запросах указывается, что копии запрашиваемых документов должны быть заверены в установленном порядке.

  12. При проведении экспертизы руководитель мероприятия не должен предавать гласности свои выводы до завершения экспертизы и оформления ее результатов в виде заключения.
  13. Ответственный за проведение экспертизы и подготовку заключения, в ходе проведения экспертизы обязан обеспечить:

    соблюдение сроков проведения экспертизы и представления заключения по ее результатам;

    выполнение программы проведения экспертизы и подготовки заключения;

    подготовку и представление (в случае необходимости) на рассмотрение председателя Счетной палаты предложений по внесению изменений и дополнений в программу проведения экспертизы и подготовки заключения;

    качественное выполнение экспертных процедур;

    составление по итогам проведенной экспертизы заключения, за содержание которого несет персональную ответственность.

  14. Ответственный за проведение экспертизы и подготовку заключения, несет ответственность за организацию и качество работы, проводимой в рамках экспертизы, соблюдение сроков и результат экспертизы в целом, качество представляемого заключения и объективность включаемых в него выводов.
  15. Результаты экспертизы оформляются в виде заключения, которое подписывается председателем Счетной палаты.

    Заключение по результатам экспертизы, как правило, формируется на основе трех частей: вводной, содержательной и итоговой.

    К содержанию заключения применяются требования аналогичные требованиям настоящего Регламента к акту о результатах контрольного мероприятия. По своему содержанию заключение должно быть полным, точным, объективным, убедительным, ясным и лаконичным.

    Председатель Счетной палаты подписывает заключение или принимает иное решение по нему в течение 5 рабочих дней с момента его получения вместе со всеми материалами экспертизы.

    После подписания заключения председателем Счетной палаты оно регистрируется в установленном порядке и направляется в Совет депутатов городского округа Орехово-Зуево и главе городского округа Орехово-Зуево. С этого момента экспертиза считается завершенной.

  16. К материалам экспертизы приобщаются, и являются их неотъемлемой частью, копии документов и информационных материалов, подтверждающих реализацию результатов экспертизы или отражающих реакцию на заключение сторонних организаций и лиц.

Статья 4.9. Порядок подготовки, принятия и направления представлений, предписаний Счетной палаты

  1. Проекты представлений Счетной палаты по результатам проведенных мероприятий подготавливаются ответственным за проведение мероприятия и вносятся на рассмотрение Коллегии вместе с отчетом о результатах мероприятия.
  2. Представления Счетной палаты направляются руководителям организаций, являющихся объектами контроля Счетной палаты, а также руководителям органов местного самоуправления, в компетенции которых находится решение вопросов, затрагиваемых в представлениях.
  3. В представлении отражаются:

    нарушения, выявленные в результате проведения мероприятия и касающиеся компетенции лица, организации или органа местного самоуправления, которому направляется представление;

    предложения об устранении выявленных нарушений, взыскании средств местного бюджета, использованных не по целевому назначению, привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении;

    сроки принятия мер по устранению нарушений и представления ответа по результатам рассмотрения представления.

    Представления подписываются председателем Счетной палаты либо его заместителем.

  4. Представления Счетной палаты по результатам мероприятий должны быть направлены в срок не более 5 рабочих дней со дня рассмотрения вопроса на заседании Коллегии, если иное не будет установлено Коллегией.
  5. При выявлении на проверяемых объектах нарушений в хозяйственной, финансовой, коммерческой и иной деятельности, наносящих муниципальному образованию прямой непосредственный ущерб и требующих в связи с этим безотлагательного пресечения, а также в случае умышленного или систематического несоблюдения порядка и сроков рассмотрения представлений Счетной палаты, создания препятствий для проведения контрольных мероприятий Счетная палата имеет право давать администрации проверяемых предприятий, учреждений и организаций обязательные для исполнения предписания.

    Предписания подписываются председателем Счетной палаты либо его заместителем.

  6. В предписании Счетной палаты отражаются:

    нарушения, выявленные в результате мероприятия и касающиеся компетенции должностного лица, организации или органа власти, которому направляется предписание;

    требования по устранению выявленных нарушений, взысканию средств бюджета, использованных не по целевому назначению, привлечению к ответственности должностных лиц, виновных в нарушении;

    сроки исполнения предписания.

  7. Предписания Счетной палаты по результатам мероприятий должны быть направлены в срок не более 5 рабочих дней со дня рассмотрения вопроса на заседании Коллегии, если иное не будет установлено Коллегией.
  8. Коллегия на своих заседаниях рассматривает вопрос об исполнении представлений и предписаний Счетной палаты и принимает решение о мерах по отношению к должностным лицам, организациям, не исполняющим законные требования Счетной палаты.
  9. В случае изменения обстоятельств или при иной необходимости отмены ранее принятого предписания Счетной палаты лицо, ответственное за проведение мероприятия, вносит на рассмотрение Коллегии письменное мотивированное предложение об отмене предписания Счетной палаты.

    Решение Коллегии об отмене предписания или об оставлении предписания в силе подписывается председателем Счетной палаты или его заместителем.

  10. В случае, если судом принято определение об отмене предписания Счетной палаты, соответствующее лицо, ответственное за проведение мероприятия, незамедлительно вносит на рассмотрение Коллегии вопрос об отмене предписания либо об обжаловании судебного решения. В случае, если в установленные законом сроки обжалования судебного решения проведение заседания Коллегии невозможно (в связи с отпусками, болезнью и иными уважительными причинами), решение об обжаловании может быть принято председателем Счетной палаты.
  11. В случае, если определение (решение) об отмене предписания Счетной палаты или признании его недействительным принято Верховным судом Российской Федерации, Высшим Арбитражным судом Российской Федерации председатель Счетной палаты подписывает решение об отмене предписания в связи с окончательным решением суда. Решение об отмене предписания направляется адресату.

Статья 4.10. Порядок работы по анализу итогов мероприятий Счетной палаты

  1. Работа по систематическому анализу итогов проводимых мероприятий, разработка на этой основе и представление на рассмотрение Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево предложений по устранению нарушений, совершенствованию бюджетного процесса в городском округа Орехово-Зуево строится в рамках общей контрольной и экспертно-аналитической деятельности Счетной палаты, в том числе в форме:

    выработки предложений по результатам конкретных мероприятий и их представления в отчетах о результатах этих мероприятий;

    выработки обобщенных предложений, формулируемых в годовом отчете Счетной палаты.

  2. Подготовленные предложения вносятся членами Коллегии на рассмотрение Коллегии и после их утверждения направляются в Совет депутатов городского округа Орехово-Зуево.

РАЗДЕЛ 5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О РЕЗУЛЬТАТАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

Статья 5.1. Гласность в работе Счетной палаты

  1. В соответствии со статьями 3, 4 и 19 Положения устанавливается следующий порядок обеспечения гласности и официального предоставления информации о деятельности Счетной палаты средствам массовой информации (далее – СМИ):

    информация для СМИ предоставляется только по завершении мероприятия, после обсуждения материалов по результатам мероприятий на заседании Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево;

    информация о результатах экспертизы проекта бюджета предоставляется для СМИ до проведения публичных слушаний;

    содержание, объем, форма официального предоставления информации о результатах мероприятий устанавливается председателем Счетной платы;

    предоставление информации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о защите государственной и иной охраняемой законом тайны.

  2. Основными формами обеспечения гласности в деятельности Счетной палаты являются:

    преставление в Совет депутатов городского округа Орехово-Зуево ежегодного отчета о работе Счетной палаты; заключений об исполнении бюджета городского округа Орехово-Зуево за квартал, полугодие и за год; отчетов и заключений о результатах проведенных мероприятий; заключений или письменных ответов на основании запросов, поручений Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, главы городского округа Орехово-Зуево;

    направление информации по результатам мероприятий, проведенных Счетной палатой, в адрес главы городского округа Орехово-Зуево;

    направление материалов по результатам мероприятий в правоохранительные органы;

    опубликование ежегодного отчета о работе Счетной палаты в СМИ;

    опубликование информационных сообщений по результатам мероприятий и иных сведений о деятельности Счетной палаты в СМИ.

  3. При наличии критических выступлений в отношении Счетной палаты, а также выступлений, содержащих недостоверные сведения о ее деятельности, требующих реагирования, подготавливаются соответствующие опровержения или ответы. Решение о реагировании и его форме принимает председатель Счетной палаты.

Приложение № 1
к Регламенту Счетной палаты
городского округа Орехово-Зуево

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОРЕХОВО-ЗУЕВО

1. Общие положения

1.1. Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в Счетной палате городского округа Орехово-Зуево (далее – Счетная палата), в том числе обязательные для всех сотрудников Счетной палаты основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также порядок осуществления контроля своевременности их исполнения.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Счетной палате осуществляются главным специалистом.

Ответственность за организацию работы с документами, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в Счетной палате возлагается на главного специалиста.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Счетной палаты (за исключением внутренних документов) оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов воспроизводятся на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.2. В Счетной палате применяются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

  • продольный бланк письма (приложение 1);
  • бланки, предусмотренные стандартами проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
  • общий бланк (используется для изготовления любых видов документов- распоряжений, протоколов и др., кроме писем) (приложение 2).

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб городского округа Орехово-Зуево Московской области;

наименование организации (исполнителя документа);

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию.

При оформлении реквизитов "резолюция", "подпись", "визы согласования", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "отметка об ознакомлении с документом" и др. не следует пользоваться гелиевыми ручками, т.к. паста таких ручек выцветает спустя 2-3 года, а последующее восстановление вышеперечисленных реквизитов вызывает определенные затруднения.

2.2.1. Реквизит "Герб городского округа Орехово-Зуево Московской области" располагается на верхнем поле бланка документа, над серединой реквизита "наименование организации".

2.2.2. Наименование организации, являющейся автором документа (Счетная палата городского округа Орехово-Зуево) располагается в соответствии с требованиями вида бланка.

2.2.3. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, в случае необходимости банковские реквизиты. Располагаются ниже наименования организации.

2.2.4. Наименование вида документа (распоряжение, протокол и др.) располагается по центру выше реквизитов "дата" и "регистрационный номер документа" либо в соответствии с требованиями унифицированных форм документации. Наименование вида документа для текстовых документов (кроме писем) печатается в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании наименования документа "Должностная инструкция" (должностной регламент) разрядка не используется, а вот слово "Акт" принято писать с двойной разрядкой.

2.2.5. Дата документа.

Датой издания документа и вступления его в силу (распорядительные документы, письма) считается дата его подписания Председателем Счетной палаты, если в самом документе не указан иной срок.

Датой протокола или акта является дата события, зафиксированного в документе, для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дату документа оформляют словесно-цифровым способом: 05 января 2011 г. либо цифровым способом: 05.01.2011. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

В финансовых документах дата проставляется только словесно-цифровым способом.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа проставляется от границы левого поля документа либо в соответствии с требованиями унифицированных форм учетной документации.

2.2.6. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

Пример: 01-17/26.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.2.8. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.2.9. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указываются в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, а при адресовании физическому лицу - после.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

2.2.10. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распоряжением, решением, протоколом. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

2.2.11. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату.

Основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих установленные сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.2.12. Заголовок составляется к документу независимо от его назначения, кроме телеграмм и телефонограмм. Заголовок к тексту печатается от границы левого поля бланка документа. Заголовок к тексту приказа, протокола, акта, положения выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту должен быть максимально кратким и точным.

2.2.13. Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К". Отметка о контроле располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

2.2.14. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Тексты документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
  • от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
  • от третьего лица единственного числа ("Счетная палата не возражает", "Счетная палата считает возможным").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Если обозначение даты в тексте документа состоит только из года, слово "год" пишется полностью: план на 2011 год, смета на 2011 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2011 г.; в октябре - ноябре 2011 г.; в I квартале 2011 г., в III-IV кварталах 2011 г., в первом полугодии 2011 г.

2.2.15. Отметка о наличии приложения.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложения: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: договор аренды от 03.04.1998 № 7 и приложения к нему, всего на 12 л.

Приложения к распорядительным документам (постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям) содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля бланка документа без абзаца.

2.2.16. Подпись - обязательный реквизит документа. От имени Счетной палаты документы подписываются Председателем.

В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности (печатается от границы левого поля документа), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается его фактическая должность и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписавших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

В подписанные и утвержденные документы внесение каких-либо исправлений и добавлений без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

2.2.17. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования, например: СОГЛАСОВАНО.

Представленные на подпись Председателю Счетной палаты документы должны быть завизированы исполнителем, согласованы с другими должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование. Виза согласования включает в себя должность визирующего документ, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе и обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в Счетной палате, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из Счетной палаты, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии (второго экземпляра) отправляемого документа.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Внешнее согласование проекта документа проводится с организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Внешнее согласование оформляется "грифом согласования", который располагается ниже реквизита "подпись", от границы левого поля документа или на отдельном листе согласования (на документе делается отметка "Лист согласования прилагается") и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

2.2.18. Оттиск печати Счетной палаты.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами, например, на трудовых книжках. Кроме того, печать проставляется в случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей, на уставах, положениях организаций и предприятий, на доверенностях, договорах, удостоверениях.

Место нанесения печати может обозначаться символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.

При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита "Подпись" на свободном месте листа.

2.2.19. Отметка о заверении копии документа.

Копия документа может воспроизводиться на бланке и должна заверяться подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Копия документа изготовляется и выдается с разрешения Председателя Счетной палаты. Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита "Подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Счетной палаты.

2.2.20. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, от границы левого поля документа.

2.2.21. Отметка о поступлении документа в Счетную палату содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), проставляется в виде штампа в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа документа.

2.2.22. Отметка об ознакомлении с документом.

При необходимости ознакомления всех, либо определенного количества сотрудников с текстом поступившего или внутреннего документа проставляется отметка (должность, И.О.Ф., подпись, дата) об ознакомлении сотрудников на оборотной стороне последнего листа документа.

2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Проекты нормативных правовых актов подготавливаются Счетной палатой в пределах компетенции, в соответствии с Положением, в виде распоряжений, положений, правил и инструкций.

2.3.1. Распоряжение

2.3.1.1. Распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Счетной палаты.

Распоряжения подписываются Председателем Счетной палаты или лицом, исполняющим его обязанности.

2.3.1.2. Проекты распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой распоряжения является дата его подписания.

Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года и формируются в дела отдельно:

  • распоряжения по основной деятельности нумеруются и формируются в дела;
  • распоряжения по личному составу нумеруются и формируются в дела в отделе кадров.

2.3.1.3. Распоряжения имеют следующие реквизиты:

Наименование организации.

Наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Дата и номер – дата печатается от границы левого поля бланка, номер - от границы правого поля бланка. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№", порядкового номера.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В распоряжение не следует включать пункт "Распоряжение довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится распоряжение, перечисляются в указателе рассылки.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Приложения к распоряжению нумеруются. В правом верхнем углу первого листа приложения проставляется ссылка на дату и номер соответствующего распоряжения.

Внесение изменений в подписанное распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.3.2. Положение, правила, инструкция

2.3.2.1. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Председателем Счетной палаты (Коллегией Счетной палаты).

Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

2.3.2.2. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение локального нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Нумерация глав, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3.3. Протокол

2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.3.3.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.3.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

2.3.3.6. Протоколы имеют следующие реквизиты:

Наименование организации.

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания – печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), выравнивается по центру.

2.3.4. Служебные письма

2.3.4.1. Служебные письма Счетной палаты готовятся:

  • как ответы на запросы Совета депутатов, Главы городского округа Орехово-Зуево;
  • как исполнение поручений Совета депутатов;
  • как сопроводительные письма к документам Счетной палаты;
  • как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления;
  • как ответы на запросы различных организаций, учреждений;
  • как инициативные письма.

2.3.4.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Председателя Счетной палаты.

2.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; размер шрифта N 14.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:

"Счетная палата считает...", "Счетная палата рассмотрела...".

2.3.4.5. Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма подписываются Председателем Счетной палаты или в период его временного отсутствия уполномоченным им аудитором.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Счетной палате с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Счетную палату осуществляется средствами почтовой, электрической связи, курьером (нарочным).

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, документы электронной почты.

3.3. Порядок приема, регистрации и доставки исполнителям поступающих документов

3.3.1. Прием поступающей в Счетную палату корреспонденции на бумажных носителях осуществляется главным специалистом, который производит ее первичную обработку.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично", которые передаются по назначению), проверяется правильность доставки и целостность вложений. При отсутствии приложений (на документе проставляется отметка "Получено без приложений"), некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа главным специалистом проставляется соответствующая отметка.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с соответствующим сопроводительным письмом.

Нарочная корреспонденция от организаций и учреждений принимается согласно установленному режиму работы Счетной палаты.

3.3.2. Вся поступающая корреспонденция (почтовая, нарочная и по каналам электронной связи) до 16 часов подлежит учету и регистрации в день ее получения в журнале регистрации (приложение 5) . Корреспонденция, полученная после 16 часов, регистрируется следующим днем. На первом листе с лицевой стороны документа в правом нижнем углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящего номера, при необходимости время поступления документа.

Документы, поступающие по каналам факсимильной связи регистрируются и передаются адресатам в день их приема.

Срочные документы в адрес руководства доставляются незамедлительно.

3.3.3.Рассмотренная Председателем Счетной палаты корреспонденция с резолюцией передается главному специалисту, резолюция вносится в журнал регистрации и далее доставляется указанному должностному лицу.

3.3.4. Главным специалистом в журнал регистрации вносится информация об ответственном исполнителе, сроке исполнения документа, а также текст резолюции.

3.3.5. Текст поступившей телефонограммы записывается главным специалистом, а затем печатается. Главный специалист делает необходимые отметки в журнале регистрации поступивших телефонограмм (приложение 7) и оперативно передает Председателю Счетной палаты.

Телефонограмма имеет такую же юридическую силу, как и письмо.

3.3.6. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале регистрации (приложение 7) , передаются на рассмотрение Председателю Счетной палаты в день их приема, срочные - немедленно;

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю;

3.3.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение Председателю Счетной палаты. Судебные повестки передаются Председателю Счетной палаты.

3.4. Порядок обработки, регистрации и отправки исходящих документов

3.4.1. Исходящие документы, подготовленные на подпись Председателю Счетной палаты, должны быть оформлены согласно п. 2.2 и иметь необходимые реквизиты, приложения и визы.

3.4.2. После проверки правильности оформления документа главный специалист регистрирует документ в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение 8) .

3.4.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются не позднее следующего рабочего дня со дня передачи главному специалисту.

3.4.4. Передача телефонограммы осуществляется главным специалистом по каналам телефонной связи. Сведения о переданной телефонограмме вносятся в журнал регистрации отправленных телефонограмм (приложение 9) .

3.4.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

  • объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
  • ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;
  • запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

4. Регистрация документов

4.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

4.3. Документы регистрируются в журнале регистрации.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Председателя Счетной палаты о состоянии исполнения документов.

5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с резолюциями Председателя.

5.3. Контроль за сроками исполнения документов и за правильностью оформления исходящей корреспонденции осуществляет главный специалист.

5.4. После исполнения документа его снимают с контроля. Сведения об исполнении документа и о снятии с контроля вносятся в журнал регистрации.

5.5. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со следующего рабочего дня после поступления его в Счетную палату.

Если документ поступил от сторонней организации с конкретным сроком представления ответа, указанным в тексте, то документ исполняется в сроки, установленные Председателем Счетной палаты (если в резолюции Председателя Счетной палаты не усматривается согласие с предложенным организацией сроком исполнения).

Если окончание срока (1 месяц) приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца.

Документы с резолюцией "Срочно..." исполняются в течение 3 рабочих дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

5.6. Продление срока исполнения допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует главного специалиста для внесения изменений в журнал регистрации (новый срок, дата изменения).

6. Составление номенклатуры дел

6.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Счетной палате, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 10).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, для определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Счетной палаты.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию; далее - планово-отчетные документы (в том числе статистика, различные сводки, обзоры, списки); переписка; контрольно-отчетные документы: книги, журналы регистрации, номенклатура дел. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2011 г. или переходящее на 2012 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, в другую организацию (ссылка на дату и номер акта передачи-приемки) для продолжения и др.

6.3. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.4. По окончании календарного года (до 15 февраля текущего делопроизводственного года) в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного хранения и временного хранения (приложение № 4). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Счетной палаты, в обязательном порядке сообщаются в архивное учреждение.

7. Формирование и оформление дел

7.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется главным специалистом.

7.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел Счетной палаты;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  • помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу;
  • по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

7.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляются отдельным томом, о чем в документе делается отметка.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например, "Отчет за 2011 год", составленный в 2012 году, должен включаться в опись дел 2011 года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.5. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

7.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет включительно) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

  • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 12) ;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя дела (приложение 13);
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (см. п. 7. 9) (приложение 14);
  • подшивку и переплет дела;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.7. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

  • наименование Счетной палаты указывается полностью, в именительном падеже;
  • индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела – переносится из номенклатуры дел;
  • дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

7.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

  • наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
  • номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
  • номера крупноформатных листов;
  • номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного учреждения, в который они будут переданы, кодов архивного учреждения и Счетной палаты по общероссийскому классификатору организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

7.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела: изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе "Примечание" со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

7.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

7.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8. Экспертиза ценности документов

8.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.2. Экспертиза ценности документов в Счетной палате на стадии делопроизводства проводится:

  • при составлении номенклатуры дел;
  • в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
  • при подготовке дел к передаче в архив.

8.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия.

8.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается Председателем.

8.5. Экспертиза ценности документов, образующихся в Счетной палате, осуществляется ежегодно ЭК Счетной палаты. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно главным специалистом.

8.6. При проведении экспертизы ценности документов одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "До минования надобности", "При условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

8.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Счетной палаты путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Счетной палаты по согласованию с ЭПК.

8.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.10. Описи составляются отдельно на дела:

  • постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу.

8.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

  • каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
  • порядок нумерации дел в описи - валовый;
  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
  • графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям (отделам) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.12. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 16) производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Счетной палаты одновременно. Согласованные ЭК Счетной палаты акты утверждаются Председателем только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения; после этого Счетная палата имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

8.14 Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения акта о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте и передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело административного отдела.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

9. Подготовка и передача документов в архив

9.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Приложение № 2
к Регламенту Счетной палаты
городского округа Орехово-Зуево

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

1. Общие положения

1.1. Стандарт финансового контроля «Общие правила проведения контрольного мероприятия» (далее – стандарт) предназначен для методологического обеспечения реализации статей 2, 5, 6, 7, 9 – 14, 16, 18, 19 Положения «О Счетной палате городского округа Орехово-Зуево» (далее – Положение).

1.2. Целью стандарта является установление общих правил, требований и процедур осуществления контрольных мероприятий Счетной палаты городского округа Орехово-Зуево (далее – Счетная палата).

1.3 Задачами стандарта являются:

определение содержания и порядка организации контрольного мероприятия;

определение общих правил и процедур проведения этапов контрольного мероприятия.

2. Содержание контрольного мероприятия

2.1. Контрольное мероприятие (проверка, обследование) – это организационная форма осуществления контрольной деятельности, посредством которой обеспечивается реализация полномочий Счетной палаты в сфере муниципального финансового контроля.

Контрольное мероприятие отвечает следующим требованиям:

мероприятие исполняется на основании годового (квартального) плана работы Счетной палаты;

проведение мероприятия оформляется соответствующим распоряжением;

мероприятие проводится в соответствии с программой его проведения, утвержденной в установленном порядке;

по результатам мероприятия оформляется отчет, который в установленном порядке представляется на рассмотрение (утверждение) Коллегии Счетной палаты.

2.2. Предметом контрольного мероприятия Счетной палаты является процесс формирования и использования:

средств бюджета городского округа Орехово-Зуево;

имущества, находящегося в муниципальной собственности;

средств, полученных муниципальными учреждениями от приносящей доход деятельности;

муниципальных внутренних заимствований;

муниципальных долговых обязательств, включая муниципальные гарантии (муниципальный долг);

средств, получаемых бюджетом городского округа Орехово-Зуево из иных источников, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Предметом контрольного мероприятия является также деятельность объектов контрольного мероприятия по формированию и использованию средств бюджета городского округа Орехово-Зуево (далее – местного бюджета).

При проведении контрольного мероприятия проверяются документы и иные материалы, содержащие данные о предмете контрольного мероприятия.

2.3. Объектами контроля Счетной палаты являются органы местного самоуправления, организации и учреждения, на которые распространяются контрольные полномочия Счетной палаты, установленные Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 07.02.2011 № 6-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований» и Положением.

3. Организация контрольного мероприятия

3.1.Организация контрольного мероприятия включает следующие этапы:

подготовка к контрольному мероприятию;

проведение контрольного мероприятия;

оформление результатов контрольного мероприятия.

3.2 Контрольное мероприятие проводится на основании годового (квартального) плана работы Счетной палаты.

Датой окончания контрольного мероприятия является дата принятия Коллегией решения об утверждении отчета о результатах проведенного мероприятия.

3.3 Непосредственное руководство проведением контрольного мероприятия и координацию действий на объектах осуществляет руководитель контрольного мероприятия.

3.4 Формирование группы для проведения контрольного мероприятия должно осуществляться таким образом, чтобы не допускалось возникновение конфликта интересов, исключались ситуации, когда личная заинтересованность проверяющего может повлиять на исполнение им должностных обязанностей в процессе проведения контрольного мероприятия.

В контрольном мероприятии не имеют права принимать участие сотрудники Счетной палаты, состоящие в родственной связи с руководством объекта контрольного мероприятия.

В случае, если на объекте контрольного мероприятия планируется проверка сведений, составляющих государственную тайну, в данном контрольном мероприятии должны принимать участие инспекторы, имеющие оформленный в установленном порядке допуск к государственной тайне.

3.5. Инспектор обязан соблюдать конфиденциальность в отношении полученной от объекта контрольного мероприятия информации до принятия Коллегией решения об утверждении заключения о результатах контрольного мероприятия.

3.6. К проведению контрольного мероприятия Счетной палатой в случае необходимости могут привлекаться специалисты государственных и муниципальных контрольных органов, налоговых органов, органов прокуратуры, иных правоохранительных и надзорных органов.

3.7. В ходе проведения контрольного мероприятия формируется рабочая документация, в состав которой включаются документы и материалы, послужившие основанием для результатов каждого этапа контрольного мероприятия. К рабочей документации относятся документы (их копии, заверенные в установленном порядке) и иные материалы, получаемые от должностных лиц объекта контрольного мероприятия и третьих лиц, а также документы (справки, расчеты, аналитические записки и т.п.), подготовленные инспекторами самостоятельно на основе собранных фактических данных и информации.

Рабочая документация должна быть систематизирована в порядке, отражающем последовательность выполнения этапов и отдельных контрольных процедур контрольного мероприятия.

4. Подготовка к контрольному мероприятию

4.1. В целях проведения контрольного мероприятия Председатель Счетной палаты издает соответствующее распоряжение (приложение № 1), в котором указываются:

полное наименование мероприятия;

сроки проведения мероприятия;

перечень объектов контроля;

руководитель мероприятия, состав группы инспекторов, привлеченные специалисты.

4.2. Предварительное изучение проводится посредством сбора информации для получения знаний о предмете и объектах контрольного мероприятия в объеме, достаточном для подготовки программы проведения контрольного мероприятия.

4.3. Получение информации при необходимости осуществляется путем запросов Счетной палаты руководителям объектов контрольного мероприятия, муниципальных органов, организаций, учреждений (приложение № 2).

4.4. В процессе предварительного изучения необходимо определить цели контрольного мероприятия.

4.5. По каждой цели контрольного мероприятия определяется перечень вопросов, которые необходимо проверить, изучить и проанализировать в ходе проведения основного этапа.

4.6. По результатам предварительного изучения предмета и объектов контрольного мероприятия подготавливается программа проведения контрольного мероприятия, в которой должны быть отражены:

основание его проведения;

предмет контрольного мероприятия;

перечень объектов контрольного мероприятия;

цели и вопросы контрольного мероприятия;

сроки начала и окончания проведения контрольного мероприятия;

состав ответственных исполнителей;

сроки представления отчета на рассмотрение Коллегии.

Проект программы контрольного мероприятия готовит руководитель мероприятия и представляет председателю Счетной палаты для утверждения. Образец оформления программы контрольного мероприятия приведен в приложении № 3 к настоящему стандарту.

4.7. До начала основного этапа контрольного мероприятия, но не позднее 3 (трех) рабочих дней, руководителям объектов контрольного мероприятия направляются уведомления о проведении контрольного мероприятия на данных объектах за подписью Председателя Счетной палаты (приложение № 4).

В уведомлении указываются наименование контрольного мероприятия, основание для его проведения, состав группы и предлагается создать необходимые условия для проведения контрольного мероприятия.

К уведомлению прилагается копия утвержденной программы проведения контрольного мероприятия (или выписка из программы).

Уведомление готовится руководителем контрольного мероприятия, подписывается председателем Счетной палаты.

5. Проведение контрольного мероприятия

Проведение контрольного мероприятия заключается в осуществлении проверки на объектах, сборе и анализе фактических данных и информации для формирования доказательств в соответствии с целями контрольного мероприятия.

5.1. При проведении контрольного мероприятия проверяется соответствие совершенных объектом финансовых и хозяйственных операций законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, Московской области и муниципального образования, перечень которых подготавливается в процессе предварительного изучения.

При выявлении фактов нарушения требований законов и иных нормативных правовых актов следует:

сообщить руководству объекта контрольного мероприятия о выявленных нарушениях и необходимости принятия мер по их устранению;

отразить в акте по результатам контрольного мероприятия факты выявленных нарушений, причиненного ущерба, а также принятые руководством объекта контрольного мероприятия меры по устранению нарушений в ходе контрольного мероприятия (при их наличии).

5.2. В случае, если выявленные факты несоблюдения объектом контрольного мероприятия требований нормативных правовых актов содержат признаки состава преступления, влекущие за собой уголовную ответственность, руководитель контрольного мероприятия принимает необходимые меры в соответствии с Положением и Регламентом:

незамедлительно оформляет акт по конкретному факту выявленных нарушений, требующих принятия срочных мер по их устранению и безотлагательного пресечения противоправных действий;

информирует Председателя Счетной платы;

требует письменных объяснений от должностных лиц объекта контрольного мероприятия;

готовит, при необходимости, проект письменного обращения в правоохранительные органы.

Обращения Счетной палаты в правоохранительные органы в ходе контрольных мероприятий направляются в порядке, установленном законодательством, Положением и данным стандартом.

5.3. При выявлении в ходе контрольного мероприятия фактов нарушения нормативных правовых актов, которые требуют дополнительной проверки, выходящей за пределы утвержденной программы, руководитель контрольного мероприятия по согласованию с Председателем Счетной палаты организует их проверку с внесением дополнений в программу проведения контрольного мероприятия в установленном порядке.

При отсутствии возможности выполнить указанную дополнительную работу в рамках данного контрольного мероприятия в заключении о его результатах необходимо отразить выявленные факты нарушения с указанием причин, по которым они требуют дальнейшей более детальной проверки.

5.4. При выявлении нарушений и недостатков следует определить их причины, ответственных должностных лиц и исполнителей, вид и размер ущерба, причиненного муниципальному образованию (при его наличии).

5.5. При проведении проверки на объектах, при необходимости получения дополнительной информации, руководитель контрольного мероприятия подготавливает запрос о предоставлении информации. Срок представления информации не должен превышать 5 (пяти) рабочих дней со дня направления (вручения) запроса о предоставлении информации.

5.6. В ходе контрольного мероприятия осуществляется формирование доказательств.

Доказательства представляют собой достаточные фактические данные и достоверную информацию, которые подтверждают наличие выявленных нарушений и недостатков в формировании и использовании бюджетных средств и деятельности объектов контрольного мероприятия, а также обосновывают выводы и предложения (рекомендации) по результатам контрольного мероприятия.

5.7. Процесс получения доказательств включает следующие этапы:

1) сбор фактических данных и информации в соответствии с программой проведения контрольного мероприятия, определение их полноты, приемлемости и достоверности;

2) анализ собранных фактических данных и информации на предмет их достаточности для формирования доказательств в соответствии с целями контрольного мероприятия;

3) проведение дополнительного сбора фактических данных и информации в случае их недостаточности для формирования доказательств.

Фактические данные и информацию аудитор собирает на основании письменных и устных запросов в формах:

документов, представленных должностными лицами объекта контрольного мероприятия;

подтверждающих документов, представленных третьей стороной;

статистических данных, сравнений, результатов анализа, расчетов и других материалов.

5.8. Доказательства получают путем проведения:

инспектирования, которое заключается в проверке документов, полученных от объекта контрольного мероприятия;

аналитических процедур, представляющих собой анализ и оценку полученной информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей объекта контрольного мероприятия с целью выявления нарушений и недостатков в финансовой и хозяйственной деятельности, а также причин их возникновения;

пересчета, который заключается в проверке точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях, либо выполнения самостоятельных расчетов;

подтверждения, представляющего процедуру запроса и получения письменного подтверждения необходимой информации от независимой (третьей) стороны.

5.9. Доказательства являются достаточными, если их объем и содержание позволяют сделать обоснованные выводы в отчете о результатах проведенного контрольного мероприятия.

Доказательства являются достоверными, если они соответствуют фактическим данным и информации, полученным в ходе проведения контрольного мероприятия. При оценке достоверности доказательств необходимо исходить из того, что более надежными являются доказательства, собранные непосредственно проверяющими, полученные из внешних источников и представленные в форме документов.

Доказательства, используемые для подтверждения выводов, считаются относящимися к делу, если они имеют логическую, разумную связь с такими выводами.

5.10. В процессе сбора фактических данных необходимо учитывать, что не вся полученная информация может быть использована в качестве доказательств. Это относится, в частности, к информации, которая является противоречивой по своему содержанию или недостоверной, а также, если источник информации имеет личную заинтересованность в результате ее использования.

5.11. Документальные доказательства получают на основе финансовой и иной документации на бумажных носителях или в электронном виде, представленной объектом контрольного мероприятия, вышестоящими и другими организациями, которая имеет непосредственное отношение к предмету контрольного мероприятия или деятельности данного объекта.

Материальные доказательства получают при непосредственной проверке каких-либо процессов или в результате наблюдений за событиями. Они могут быть оформлены в виде документов (актов, протоколов), докладных записок или представлены в фотографиях, схемах, картах или иных графических изображениях.

Аналитические доказательства являются результатом анализа фактических данных и информации о предмете или деятельности объекта контрольного мероприятия, так и из других источников.

5.12. Доказательства и иные сведения, полученные в ходе проведения контрольного мероприятия, соответствующим образом фиксируются в актах и рабочей документации, являющихся основной для подготовки отчета о его результатах.

5.13. После завершения контрольных действий на объекте оформляется акт по результатам контрольного мероприятия в двух экземплярах, содержание которого должно соответствовать требованиям, установленным статьей 4.2 Регламента (приложение № 5).

Акт по результатам контрольного мероприятия на объекте должен иметь следующую структуру:

основание для проведения контрольного мероприятия;

предмет контрольного мероприятия;

проверяемый период деятельности объекта контрольного мероприятия;

перечень вопросов, которые проверены на данном объекте;

срок проведения контрольного мероприятия на объекте;

краткая характеристика объекта контрольного мероприятия (при необходимости);

результаты контрольных действий по каждому вопросу программы.

Если в ходе контрольного мероприятия установлено, что руководитель объекта не выполнил какие-либо предложения (рекомендации), которые были даны Счетной палатой по результатам предшествующего контрольного мероприятия, проведенного на этом объекте, данный факт следует отразить в акте с указанием причин их невыполнения.

К акту прилагаются перечень законов и иных нормативных правовых актов, исполнение которых проверено в ходе контрольного мероприятия (приложение № 6), а также при необходимости таблицы, расчеты и иной справочно-цифровой материал, пронумерованный и подписанный составителями.

5.14. При выявлении случаев нарушений и недостатков, а также причиненного ущерба они отражаются в акте, при этом следует указывать:

наименование, статьи законов и пункты иных нормативных правовых актов, требования которых нарушены;

виды и суммы выявленных нарушений, при этом суммы указываются раздельно по годам (бюджетным периодам), видам средств (средства бюджетные и внебюджетные), а также видам объектов муниципальной собственности и формам их использования;

причины допущенных нарушений и недостатков, их последствия;

виды и суммы выявленного и возмещенного в ходе контрольного мероприятия ущерба;

конкретных должностных лиц, допустивших нарушения;

принятые в период проведения контрольного мероприятия меры по устранению выявленных нарушений и их результаты.

Кроме того, в акте указываются:

по доходной части бюджета – расшифровка сумм нарушений и ущерба по кодам бюджетной классификации доходов бюджетов;

по расходной части бюджета – расшифровка сумм по кодам классификации расходов бюджета, по которым выявлено нарушение и (или) ущерб, а также коды классификации расходов, на которые их следовало отнести;

по источникам финансирования дефицита бюджета - расшифровка сумм нарушений по кодам классификации источников финансирования дефицитов бюджетов (при их наличии).

5.15. При составлении акта должны соблюдаться следующие требования:

объективность, краткость и ясность при изложении результатов контрольного мероприятия;

четкость формулировок содержания выявленных нарушений и недостатков;

логическая и хронологическая последовательность излагаемого материала;

изложение фактических данных только на основе материалов соответствующих документов, проверенных аудиторами Счетной палаты, при наличии исчерпывающих ссылок на них.

В акте последовательно излагаются результаты контрольного мероприятия на объекте по всем вопросам, указанным в программе проведения контрольного мероприятия. В случае, если по вопросу контрольного мероприятия не выявлено нарушений и недостатков, в акте делается запись: «По данному вопросу контрольного мероприятия нарушений и недостатков не выявлено».

Не допускается включение в акт различного рода предположений и сведений, не подтвержденных документами, а также информации из материалов проверок, проведенных правоохранительными органами.

В акте не должны даваться морально-этическая оценка действий должностных и материально-ответственных лиц объекта контрольного мероприятия, а также их характеристика с использованием таких юридических терминов, как «халатность», «хищение», «растрата», «присвоение».

5.16. Акт составляют и подписывают должностные лица, проводившие контрольное мероприятие на данном объекте. В случае несогласия инспектора с позицией руководителя контрольного мероприятия по отраженным в акте фактам нарушений он вправе при подписании акта указать на наличие своего особого мнения. Особое мнение в письменном виде инспектор полает в двухдневный срок руководителю контрольного мероприятия, который незамедлительно докладывает об этом председателю Счетной палаты.

5.17. При проведении контрольного мероприятия на нескольких объектах составляются частные акты (разделы акта) по результатам проверки на объектах. Частный акт содержит сведения о результатах контрольного мероприятия и выводы, составляется должностным лицом, проводившим контрольное мероприятие, на каждом объекте проверки.

Программа контрольного мероприятия может предусматривать составление единого (сводного) акта по результатам контрольного мероприятия. Сводный акт содержит обобщенные сведения по результатам контрольного мероприятия и выводы, составляется на основании частных актов (разделов акта).

5.18. Акт по результатам контрольного мероприятия на объекте представляется для ознакомления руководителю или иному ответственному должностному лицу данного объекта на срок не более суток. Ознакомление с актом производится под расписку.

5.19. В случае несогласия ответственных должностных лиц объектов контрольного мероприятия с фактами, изложенными в акте, им предлагается подписать акт с указанием на наличие замечаний. Замечания излагаются в письменном виде сразу и направляются в Счетную палату в течение 5 (пяти) рабочих дней после представления акта для ознакомления.

В случае поступления от ответственных должностных лиц объектов контрольного мероприятия письменных замечаний, руководитель контрольного мероприятия в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты поступления замечаний в Счетную палату готовит заключение на представленные замечания, которое может направляться в адрес соответствующего объекта контрольного мероприятия (приложение № 7).

Письменные замечания ответственных должностных лиц объекта контрольного мероприятия и заключение руководителя контрольного мероприятия на представленные замечания прилагаются к акту и включаются в материалы контрольного мероприятия.

В случае несогласия должностного лица подписать акт даже с указанием на наличие замечаний сотрудники Счетной палаты, осуществляющие контрольное мероприятие, делают в акте специальную запись об отказе должностного лица ознакомиться с актом либо подписать акт. При этом обязательно указывается дата, время, обстоятельства и по возможности свидетели обращения к должностному лицу (или его секретарю) с предложением ознакомиться и подписать акт, а также дата, время и обстоятельства получения отказа либо период времени, в течение которого не был получен ответ должностного лица.

Не допускается представление для ознакомления ответственным должностным лицам проектов актов, не подписанных аудиторами.

Внесение в подписанные аудиторами акты каких-либо изменений на основании замечаний ответственных должностных лиц и вновь представляемых ими материалов не допускается.

5.20. Акт по результатам контрольного мероприятия на объекте представляется в Счетную палату для регистрации в установленном порядке не позднее 3 (трех) рабочих дней после завершения мероприятия на объекте.

5.21. В ходе контрольного мероприятия также могут оформляться следующие виды актов:

акт по фактам создания препятствий аудиторам Счетной палаты в проведении контрольного мероприятия (приложение № 8);

акт по фактам выявленных на объекте контрольного мероприятия нарушений, требующих принятия незамедлительных мер по их устранению и безотлагательного пресечения противоправных действий (приложение № 9);

5.22. Акт по фактам создания препятствий должностным лицам Счетной палаты при проведении контрольного мероприятия составляется в случаях отказа должностных лиц объекта контрольного мероприятия в:

допуске должностных лиц Счетной палаты на указанный объект;

создании необходимых условий для работы должностных лиц Счетной палаты;

представлении информации по запросу Счетной палаты.

При возникновении указанных случаев руководитель контрольного мероприятия незамедлительно оформляет соответствующий акт с указанием даты, времени, места, данных лиц, допустившего противоправные действия, и иной необходимой информации.

Требования должностного лица Счетной палаты предварительно оформляются письменно и предаются руководителю или уполномоченному им должностному лицу объекта контрольного мероприятия.

Не позднее следующего дня после факта создания препятствий, акт по фактам создания препятствий должностным лицам Счетной палаты в проведении контрольного мероприятия представляется руководителю объекта контрольного мероприятия или уполномоченному им лицу.

При необходимости подготавливается предписание счетной палаты.

5.23. Акт по фактам выявленных на объекте контрольного мероприятия нарушений (в том числе неведении или запущенности бюджетного или бухгалтерского учета объектом контрольного мероприятия), требующих принятия незамедлительных мер по их устранению и безотлагательного пересечения противоправных действий, оформляется незамедлительно при выявлении в ходе проведения контрольного мероприятия нарушений, наносящих ущерб.

Указанный акт оформляется в двух экземплярах, один из которых передается под расписку руководителю проверяемого объекта с требованием предоставить письменные объяснения по выявленным нарушениям и принять необходимые меры по пересечению противоправных действий.

В случае отказа должностных лиц объекта контрольного мероприятия от письменного объяснения по выявленным нарушениям или от получения экземпляра указанного акта в нем делаются соответствующие записи.

В случае, если руководитель объекта контрольного мероприятия отказывается от принятия мер по устранению выявленных нарушений, инспектор обязан незамедлительно доложить о происшедшем руководителю контрольного мероприятия, а также в течение 1 (одного) рабочего дня направить данный акт председателю Счетной палаты.

5.24. Предписание Счетной палаты – это документ, содержащий обязательные для исполнения требования Счетной палаты, направляемые руководителям объектов контрольного мероприятия в случаях:

создания препятствий для проведения контрольных мероприятий;

выявления на объектах контрольного мероприятия нарушений в хозяйственной, финансовой, коммерческой и иной деятельности, наносящих муниципальному образованию прямой непосредственный ущерб и требующих в связи с этим безотлагательного пресечения;

несоблюдения порядка и сроков рассмотрения представлений Счетной палаты.

Предписание Счетной палаты по фактам создания на объекте препятствий в проведении контрольного мероприятия должно содержать:

Исходные данные о контрольном мероприятии (основание доя его проведения, наименование контрольного мероприятия, наименование объекта контрольного мероприятия и проверенный период при их отсутствии в наименовании контрольного мероприятия, а также сроки проведения контрольного мероприятия);

конкретные факты создания на объекте препятствий инспекторам Счетной палаты в проведении контрольного мероприятия;

требование незамедлительного устранения указанных препятствий в проведении контрольного мероприятия и принятия мер в отношении должностных лиц объекта контрольного мероприятия, препятствующих работе инспекторов;

срок исполнения предписания Счетной палаты.

Образец оформления предписания Счетной палаты по фактам создания на объекте препятствий в проведении контрольного мероприятия приведен в приложении № 10 к стандарту.

Предписание Счетной палаты по фактам выявленным на объекте контрольного мероприятия нарушений, требующих принятия незамедлительных мер по их устранению и безотлагательного пресечения противоправных действий должно содержать:

исходные данные о контрольном мероприятии (основание для его проведения, наименование контрольного мероприятия, наименование объекта контрольного мероприятия и проверяемый период при их отсутствии в наименовании контрольного мероприятия, а также сроки проведения контрольного мероприятия);

нарушения, выявленные на объекте в ходе проведения контрольного мероприятия, которые наносят муниципальному образованию прямой непосредственный ущерб, с указанием статей законов и (или) пунктов иных нормативных правовых актов, требования которых нарушены;

оценку ущерба, причиненного местному бюджету, муниципальной собственности, по вскрытым фактам нарушений;

требование о безотлагательном пресечении и незамедлительном устранении выявленных нарушений и принятии мер по возмещении ущерба;

требование о восстановлении бюджетного или бухгалтерского учета в случае неведения или запущенности бюджетного или бухгалтерского учета объектом контрольного мероприятия;

срок исполнения предписания Счетной палаты.

Образец оформления предписания Счетной палаты по фактам выявленных на объекте контрольного мероприятия нарушений, требующих принятия незамедлительных мер по их устранению и безотлагательного пресечения противоправных действий, приведен в приложении № 11 к стандарту.

Предписание Счетной палаты в случаях несоблюдения порядка и сроков рассмотрения представлений Счетной палаты оформляется в соответствии с порядком, определенным Регламентом.

6. Оформление результатов контрольного мероприятия

Контрольное мероприятие завершается подготовкой результатов, выводов и предложений (рекомендаций), которые оформляются в отчете и других документах, подготавливаемых по результатам проведенного контрольного мероприятия.

6.1. Результаты контрольного мероприятия подготавливаются на основе анализа и обобщения доказательств, зафиксированных в материалах актов по результатам контрольного мероприятия на объектах и рабочей документации.

Результаты контрольного мероприятия должны содержать в обобщенном виде изложения фактов нарушений и недостатков в сфере предмета и в деятельности объектов контрольного мероприятия, а также характеристику проблем в формировании и использовании бюджетных средств, выявленных в ходе проведения контрольного мероприятия.

6.2. На основе результатов контрольного мероприятия формируются выводы, которые должны:

содержать характеристику и значимость выявленных нарушений и недостатков в формировании и использовании бюджетных средств в сфере предмета или деятельности объектов контрольного мероприятия;

определять причины выявленных нарушений и недостатков и последствия, которые они влекут или могут повлечь за собой;

указывать ответственных должностных лиц, к компетенции которых относятся выявленные нарушения и недостатки.

В выводах дается оценка ущерба (при его наличии), нанесенного бюджету, муниципальной собственности.

6.3. На основе выводов подготавливаются предложения (рекомендации) по устранению выявленных нарушений и недостатков в адрес объектов контрольного мероприятия, муниципальных органов, организаций и должностных лиц, в компетенцию и полномочия которых входит их выполнение.

Предложения (рекомендации) должны быть:

направлены на устранение причин выявленных нарушений и недостатков и при их наличии на возмещение ущерба, причиненного муниципальному бюджету, муниципальной собственности;

ориентированы на принятие объектами контрольного мероприятия конкретных мер по устранению выявленных нарушений и недостатков, выполнение которых можно проверить, оценить или измерить;

конкретными, сжатыми и простыми по форме и по содержанию.

6.4. При подготовке результатов, выводов и предложений (рекомендаций), подготавливаемых по итогам контрольного мероприятия, используются результаты специалистов, привлеченных к участию в данном контрольном мероприятии.

6.5. Отчет о результатах контрольного мероприятия (далее – отчет) представляет собой документ Счетной палаты, который содержит основные результаты контрольного мероприятия, выводы и предложения (рекомендации) в соответствии с поставленными целями (приложение № 12).

6.6. Отчет имеет следующую структуру:

основание проведения контрольного мероприятия;

предмет контрольного мероприятия;

перечень объектов контрольного мероприятия;

сроки проведения контрольного мероприятия;

цели контрольного мероприятия;

проверяемый период;

краткая характеристика сферы предмета и деятельности объектов контрольного мероприятия (по необходимости);

результаты контрольного мероприятия;

наличие возражений или замечаний руководителей объектов по результатам контрольного мероприятия;

выводы;

предложения (рекомендации);

приложения.

6.7. Если в ходе контрольного мероприятия на объектах составлялись акты по фактам создания препятствий в работе аудиторов Счетной палаты, акты по фактам выявленных нарушений в деятельности объектов, наносящих муниципальному образованию прямой непосредственный ущерб, нецелевое использование бюджетных средств, и при этом руководству объектов контрольного мероприятия направлялись соответствующие предписания, то эту информацию следует отразить в заключении с указанием мер, принятых по устранению препятствий и нарушений, а также результатов их выполнения.

Если на данном объекте ранее проводилось контрольное мероприятие Счетной палаты, по результатам которого были выявлены нарушения и недостатки, в выводах необходимо отразить информацию о принятых мерах по их устранению, а также указать предложения (рекомендации), которые не были выполнены.

Если по результатам контрольного мероприятия необходимо направить обращение в правоохранительные органы, в заключении формулируются соответствующие предложения с указанием адресата.

6.8. Приложениями к заключению являются материалы:

перечень законов и иных нормативных правовых актов, исполнение которых проверено в ходе контрольного мероприятия (по необходимости);

перечень документов, не полученных по требованию Счетной палаты в ходе проведения контрольного мероприятия;

перечень актов, оформленных по результатам контрольного мероприятия на объектах;

перечень актов, оформленных по фактам создания препятствий в проведении контрольного мероприятия (при наличии);

перечень актов по фактам выявленных на объекте контрольного мероприятия нарушений, требующих принятия незамедлительных мер по их устранению и безотлагательного пресечения противоправных действий (при наличии);

6.9. При написании текста заключения следует руководствоваться следующими требованиями:

результаты контрольного мероприятия должны излагаться последовательно в соответствии с целями, поставленными в программе контрольного мероприятия, и давать по каждой из них конкретные ответы с выделением наиболее важных проблем;

не следует подробно описывать все выявленные нарушения и недостатки, необходимо давать лишь их обобщенную характеристику, иллюстрируя наиболее значимыми фактами и примерами;

сделанные выводы должны быть аргументированными, а предложения (рекомендации) логически следовать из них;

отчет должен включать только ту информацию и выводы, которые подтверждаются соответствующими доказательствами, зафиксированными в актах по результатам контрольного мероприятия и в рабочей документации, оформленной в ходе его проведения;

доказательства, представленные в отчете, должны излагаться в беспристрастной форме, без преувеличения и излишнего подчеркивания выявленных нарушений и недостатков;

необходимо избегать ненужных повторений и лишних подробностей, которые отвлекают внимание от наиболее важных положений отчета;

текст отчета должен быть написан лаконично, легко читаться и быть понятным, а при использовании каких-либо специальных терминов и сокращений они должны быть пояснены;

в тексте следует изложить наиболее важные вопросы и предложения, использовать названия и заголовки, а также по необходимости наглядные средства (фотографии, рисунки, таблицы, графики и т.п.);

объем текста отчета с учетом масштаба и характера проведенного контрольного мероприятия должен составлять, как правило, не более 30 страниц.

6.10. В зависимости от содержания результатов контрольного мероприятия наряду с заключением по необходимости подготавливаются следующие документы:

представление Счетной палаты;

предписание Счетной палаты;

информационное письмо Счетной палаты;

обращение Счетной палаты в правоохранительные органы.

6.11. Представление Счетной палаты – это документ, содержащий обязательные к рассмотрению предложения Счетной палаты органам местного самоуправления, руководителям объектов контрольного мероприятия о принятии мер по устранению выявленных нарушений и недостатков, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности должностных лиц, виновных в нарушении, а также мер по пресечению и предупреждению нарушений.

Представление Счетной палаты должно содержать следующую информацию:

исходные данные о контрольном мероприятии (основание для его проведения, наименование контрольного мероприятия, наименование объекта контрольного мероприятия и проверенный период при их отсутствии в наименовании контрольного мероприятия, а также сроки проведения контрольного мероприятия);

выявленные факты нарушений и недостатков, устранение которых входит в компетенцию адресата, которому направляется представление, с указанием конкретных статей законов и (или) пунктов иных нормативных правовых актов, требования которых нарушены;

предложения об устранении выявленных нарушений, взыскании средств местного бюджета, использованных не по целевому назначению, и привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства, рекомендации по устранению выявленных недостатков, сроки принятия мер по устранению нарушений и недостатков, а также представления ответа по результатам рассмотрения представления.

При выявлении нарушений, наносящих бюджету муниципального образования ущерб, в представлении Счетной палаты дается оценка ущерба и предлагается принять меры по возмещению причиненного ущерба.

Объем текстовой части представления счетной палаты зависит от количества и содержания выявленных нарушений и недостатков, но не должен превышать, как правило, 5 страниц.

Образец оформления сопроводительного письма к заключению о результатах контрольного мероприятия приведен в приложении № 15.

6.12. В целях доведения основных итогов контрольного мероприятия до сведения Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево и главы городского округа Орехово-Зуево в срок не более 5 (пяти) рабочих дней после окончания мероприятия подготавливается информационное письмо Счетной палаты (приложение № 14) и направляется отчет.

6.13. Обращение Счетной палаты в правоохранительные органы подготавливается в случаях, если выявленные на объектах контрольного мероприятия нарушения законодательств содержат признаки действий должностных лиц, влекущих за собой уголовную ответственность или требующие иных мер реагирования.

Обращение Счетной палаты в правоохранительные органы должно содержать:

обобщенный вывод по результатам контрольного мероприятия о неправомерных действиях (бездействии) должностных и иных лиц органов местного самоуправления и организаций (при наличии доводов о допущенных ими конкретных нарушениях законодательства);

конкретные факты выявленных нарушений законодательства, в том числе связанных с незаконным (нецелевым) использованием средств бюджета и муниципальной собственности со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, положения которых нарушены, с указанием: актов по результатам контрольного мероприятия на объектах, в которых данные нарушения зафиксированы;

сведения о размере причиненного муниципальному образованию ущерба (при наличии);

информацию о наличии объяснений и замечаний ответственных должностных лиц объектов контрольного мероприятия (при их наличии) по существу каждого факта выявленных нарушений, зафиксированных в актах по результатам контрольного мероприятия, и заключения по ним Счетной палаты;

перечень представлений, предписаний, направленных в адрес органов местного самоуправления, объектов контрольного мероприятия, или иных принятых мерах.

К обращению Счетной палаты в правоохранительные органы прилагаются копии отчета о результатах контрольного мероприятия, актов по результатам контрольного мероприятия на объектах с обязательным приложением копий первичных документов, подтверждающих факты выявленных правонарушений, письменных объяснений и замечаний должностных лиц объекта контрольного мероприятия по акту (актам) проверки и заключения по ним Счетной палаты, а также другие необходимые материалы.

Форма обращения Счетной палаты в правоохранительные органы приведена в приложении № 15.

 

© Администрация городского округа Орехово-Зуево.
Все права на материалы, находящиеся на сайте, охраняются в соответствии с законодательством РФ,
в том числе, об авторском праве и смежных правах.

Яндекс.Метрика